Lista de espera inteligente: cada cancelación, recolocada

Casi todas las peluquerías tienen una lista de espera en algún sitio: un pósit junto a la caja, una nota en el teléfono, la memoria de quien atiende. Y casi ninguna la usa, por un motivo muy sencillo: cuando a las nueve de la mañana alguien cancela la cita de las once, nadie tiene diez minutos para llamar a cuatro clientes mientras peina.

Una lista de espera inteligente es la que hace esas llamadas por ti, a la persona adecuada, en el momento adecuado y sin molestar a nadie más.

Lo que cuesta una cancelación que nadie rellena

Una cita cancelada con dos horas de margen no es un problema de quien cancela: avisó. El problema es que esa hora se queda vacía teniendo a alguien que la quería. Un tinte, un corte o unas mechas que no se hacen ese día, con la profesional disponible y el sillón libre.

Cómo se apunta la gente

La lista funciona si apuntarse cuesta lo mismo que pedir cita. Cuando alguien pide el sábado por la mañana y no queda nada, en vez de despedirle con un «te avisamos», ClaudIA le ofrece la primera hora libre y, si no le encaja, le apunta a la lista en la misma conversación:

• •Escribiendo o llamando. Por WhatsApp, por Instagram o por teléfono: ClaudIA apunta en todos los canales.
• •Con lo que de verdad quiere. El servicio, el día, la profesional si la pidió y la hora que le venía bien.
• •Solo si hace falta. Antes de ofrecer la lista, ClaudIA vuelve a mirar la agenda: nadie acaba en una lista teniendo una hora libre delante.
• •Y desde tu panel, si te lo piden en el mostrador.

Qué pasa cuando se libera una hora

Una hora se libera de muchas formas: alguien cancela por WhatsApp, cancelas tú desde la agenda, una cita se mueve a otro día, se anula una serie entera. En todos los casos ClaudIA hace lo mismo:

1. •Comprueba que la hora sigue libre en la agenda de esa profesional. Si mientras tanto la ha ocupado otra persona, no molesta a nadie.
2. •Elige a una sola persona. La que pidió ese servicio ese día, con esa profesional si la pidió, y que quería una hora cercana a la que se ha liberado. Entre iguales, la que lleva más tiempo esperando.
3. •Le escribe por WhatsApp con el día, la hora y el servicio, también si se apuntó llamando.
4. •Si contesta que sí, le reserva la hora en la misma conversación, y su espera se cierra sola. Si reserva por su cuenta otro día el mismo servicio, también.

Lo que la hace inteligente

Dos detalles más que marcan la diferencia en el día a día:

• •A nadie se le repite la misma oferta. Quien no contestó vuelve a su sitio en la lista con su antigüedad intacta, y ClaudIA recuerda qué hora le ofreció para no volver con la misma.
• •El aviso va primero. En el cupo diario de conversaciones nuevas de WhatsApp, los avisos de la lista de espera tienen prioridad junto con los recordatorios de cita: si ese día has lanzado una campaña grande, el aviso sale igual.

Lo que ves en tu panel

En Inicio tienes una tarjeta con cuántas personas esperan y un enlace directo a la lista: quién espera, qué pidió, a quién se le ofreció qué hora y hace cuánto. Solo te pide una decisión cuando de verdad hay algo que decidir, por ejemplo cuando alguien lleva semanas esperando sin que se haya liberado nada que le encaje: ahí una llamada tuya vale más que cualquier mensaje.

La lista de espera, dentro de una agenda que piensa

La lista de espera es una pieza de algo más grande: una agenda que distingue el tiempo que el cliente ocupa el sillón del que tienes las manos ocupadas, que encadena corte y color sin ratos muertos y que avisa sola cuando cambia una cita. Las seis pruebas que hacemos en cada demo, aquí.

Y para que haya menos que rellenar, lo que evita las cancelaciones de última hora: el recordatorio de la cita con tiempo suficiente y la posibilidad de cambiar la cita por mensaje en vez de no presentarse. Juntas, las tres cosas son las que mantienen la agenda llena.